Es obligatorio y necesario que por lo menos una vez al año se celebre la asamblea general de accionistas o junta de socios de una compañía, dado que es el evento mediante el cual pueden tomarse decisiones importantes para el futuro al examinar la situación de la sociedad.
Entre estas decisiones tenemos el designar administradores y funcionarios, determinar directrices económicas, resolver la distribución de las utilidades y asegurar que se siga cumpliendo el objetivo social.
En las sociedades comerciales existen distintos tipos de reuniones, algunas requieren la presencia física de los socios, mientras que en otras solo se requiere un medio de comunicación simultaneo.
Ordinarias: donde los socios o accionistas deben reunirse una vez al año.
Por derecho propio: la cual funciona en caso de que no se haya convocado a la reunión ordinaria anual; los socios mismos podrán acordar reunirse en el mes de abril.
Extraordinarias: en caso de la existencia de una necesidad urgente o imprevista, en la cual sea necesaria la deliberación de los socios.
Universales: la cual intenta reunir sin previa convocatoria al máximo órgano social de forma total, es decir, al 100 % de las acciones suscritas del capital social.
No presenciales: que funcionan siempre que exista un medio técnico mediante el cual todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir simultáneamente sin contar con su presencia física.
Para la mayoría de estas reuniones será necesario elaborar una convocatoria vía correo, email o fax, incluso mediante un aviso publicado en un diario de amplia circulación, donde se determine lugar, fecha, orden del día, entre otros asuntos que podrían abordarse.
Todo socio puede delegar su representación en un apoderado mediante constancia escrita; este poder de representación no requiere ser elevado a escritura pública o reconocido ante juez o notario, a menos que se trate de un poder general.
Aunque la representación puede delegarse a cualquier persona natural o jurídica, los administradores y empleados de la sociedad no pueden representar acciones que no sean propias.
Entre quienes están legitimados para ser apoderados en representación de un socio se encuentran:
En el caso de personas naturales: el tutor, el curador o un padre en ejercicio de la patria potestad.
Con el fin de que los socios deliberen sobre la dirección económica de la sociedad, deben examinar cuál es su estado actual, por lo que será necesario que tengan acceso a los siguientes documentos:
- Informe de gestión.
- Informes del revisor fiscal.
- Estados financieros completos del ejercicio.
- Proyecto de distribución de utilidades.
- Decisiones sobre escisiones, fusiones o transformaciones.
- Aumento del capital utilizado o disminución del suscrito.
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