Anteriormente, los patrones tenían la obligación de proporcionar a sus trabajadores “constancias de remuneraciones cubiertas, de retenciones efectuadas y del monto del impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que les hubieran deducido en el año de calendario de que se trate”. [Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley del ISR) 118 vigente en 2013].
Dichas constancias debían proporcionarse a más tardar el 31 de enero de cada año, y podían expedirse de la siguiente manera:
En el formato 37, que es una constancia de sueldos y salarios.
O utilizando la impresión de los anexos de la Declaración Informativa Múltiple (DIM), la cual se presentaba durante el mes de febrero de cada año.
La constancia de sueldos y salarios a los trabajadores se eliminó
Sin embargo, a partir de 2014, con la reforma a la Ley del ISR se eliminaron las obligaciones de presentar la declaración informativa, así como la expedición de constancias de sueldos y salarios a los trabajadores.
Lo anterior se debe a que los datos que se incluían en la declaración informativa, se informarían a través del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) con Complemento para Nómina.
A través de artículos transitorios se estableció la obligación de continuar cumpliendo las obligaciones de presentar informativas y expedir constancias durante los años 2014 a 2016. Esto significa que, a partir de 2017, ya no existe la obligación de expedir las constancias a los trabajadores.
Esta situación puede provocar algunas confusiones, puesto que los trabajadores pueden estar esperando recibir un documento por parte de la empresa donde consten los pagos y retenciones realizados durante el ejercicio, para que ellos estén en condiciones de compararlo con los datos cargados en su declaración anual, o simplemente para su archivo financiero personal.
Expedir las constancias puede ser una costumbre arraigada en diversas empresas
Dada que esta puede ser una costumbre arraigada en diversas empresas, una posible acción por parte de los patrones es expedir un reporte individualizado por persona, en donde consten las percepciones y retenciones de impuesto que se efectuaron a cada trabajador durante el ejercicio. Si bien la emisión de un documento de esta naturaleza no es más una obligación, sí puede representar una atención al trabajador al facilitarle el acceso a esta información.
Los patrones deben revisar que las nóminas están correctamente timbradas
Si se expiden las constancias, será necesario cotejar que los datos contenidos correspondan a CFDI de nómina que hayan sido timbrados, pues la información que obra en poder del SAT sobre esos pagos y retenciones es únicamente aquella que está timbrada.
Es conveniente que antes de que termine el ejercicio los patrones constaten que las nóminas están correctamente timbradas y que estén en condiciones de emitir estos reportes individualizados por trabajador.